如何整理结案卷宗|海阳律师

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编者按：结案卷宗的整理是诉讼律师代理案件的最后一项工作，也是知识管理的重要一环。今天推荐的文章来自天同律所的郑玮律师，他以指引的形式总结了阅卷、整卷和制卷三个步骤的规则。     一、总则
1.1 结案卷宗是全面反映律师团队对案件工作过程及工作成果的载体。 1.2 在结案后，律师团队应当全面收集案件办理过程中全部材料，对所有团队成员掌握的纸质案卷、电子文档、往来邮件等全部材料筛选、整理，并根据内容、重要性、保密要求等制作卷宗、存入档案或销毁。 1.3 整理案卷包括阅卷、整卷、制卷三个步骤。 1.4 诉讼案件结案卷宗，按照本指引进行归档制作卷宗，非诉讼项目，参照本指引。 二、阅卷 2.1 阅卷是整理案卷的预备性工作。 2.2 整理者应当向案件办理团队的全体出庭律师、辅庭律师依次索取案件所有纸质文档，拷贝电子文档，以及其他案件材料。 2.3 整理者应浏览全部资料，进行初步分类： 2.3.1 纸质材料，可根据文件类型、办案阶段、所属主体等进行初步分类;纸质文档分类时，可利用post贴等工具，标明文件名称或内容，避免重复劳动。 2.3.2 电子材料，可按照出庭律师已有文件夹，将辅庭律师处电子文档进行初步分类。 2.3.3 整理时应当及时剔除重复文件，对于同一标题文件，需要注意鉴别是否是同一版本，注意保留最终版本文件。 三、整卷 3.1 整卷是把所要用到的材料按照目录顺序排列好的过程，是整理案卷最核心的部分。 3.2 诉讼案件结案卷宗，基本按以下模块顺序排列：结案报告-终审裁判文书-我方律师工作文件-对方文件-原审材料-其他材料。各模块内容，一般按类别依时间正序排列(如多份工作报告，按出具时间顺序排列)。具体如下： 3.2.1 律师结案报告，详尽回顾描述案件办理过程及案件结果评析; 3.2.2 案件终审裁判文书/律师工作所涉所有裁判文书。如出现多份裁判文书，建议采取按正序排列。如非本阶段工作形成之裁判文书，不列入此部分。 3.2.3 律师工作文件。此部分一般按照律师工作前后顺序或文件重要程度排列，包括案件分析意见、诉讼法律文书、案件诉讼图表、日常工作报告、工作往来函件及其他材料。此部分最终顺序，由出庭律师根据案件情况确定。 3.2.4 我方本次诉讼程序或本诉讼阶段所涉证据。包括证据目录及证据文件。 3.2.5 对方本次诉讼程序或本诉讼阶段主要文件，包括对方主要法律意见、对方主要证据、对方诉讼中传递文件等。 3.2.6 原审或其他诉讼程序材料。此部分材料为本阶段案件办理的背景材料，以便阅卷人了解案件来龙去脉。一般按各审判程序或阶段分别排列，各程序或阶段内文件，参照前述本阶段文件排列顺序。 3.3 入卷文件应为所有文件版本中的定稿版本或最终版本，整理人应仔细核对纸质文件与电子文件，避免遗漏。 3.4 整理案卷后的未入卷材料，按以下方式处理： 3.4.1 如属保密资料，应交还保密义务人处理; 3.4.2 如属其他应归档资料，如律所内部讨论记录等，应以案件内档形式归档管理。 3.4.3 如属其他非保密资料，本着环保目的，将单面材料处理后重复利用纸张。 四、制卷 4.1 制卷是将整理好的文件装订成册的过程。 4.2 为制卷方便，双面打印文件原则上复印为单面文件。 4.3 对于文件上标注，尽量去除，如无法去除则重新打印入卷。 4.4 入卷图表需要保留彩色状态的，应单独彩色打印，避免后期制卷过程中复印遗失颜色。对于部分异型图表，应注意入卷折叠方式。 4.5 在打印页码前，应复查全卷，避免出现错页、漏页、倒页等情况，不能夹入文件原件。复查完毕后，交由出庭律师审查，如果文件过多，询问律师如何分册装订。 4.6 利用打码机或其他设备，进行页码打印。页码一般置于页面右上或右下角。 4.7 根据页码编号，编制卷宗目录。 4.8 制作卷宗首页，包含案卷编号、案号、审理法院、客户名称及联系方式、代理律师、归档时间等信息。在首页下方标注保密提示。 4.9 将全部文件进行扫描，将PDF文件刻制光盘，最后置入成品卷宗。 4.10 卷宗交付复印、装订。一般卷宗制作客户数+1，我方及客户各留存一套。
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